Como reduzir custos com responsabilidade?

A necessidade de reduzir custos já é grande por conta da alta competitividade enfrentada pelas empresas. Na situação em que estamos vivendo, em meio a uma pandemia de escala mundial, em que muitos negócios enfrentaram quedas significativas de faturamento – é indispensável que os custos sejam analisados com mais atenção.

O QUE DEVE SER AVALIADO?

Essa análise não é apenas numérica. Ela significa observar a otimização dos processos, o desperdício dos materiais, os contratos com terceiros – é uma revisão de todo o modelo de trabalho em geral, visando aumentar a produtividade e evitar tudo o que for gasto desnecessário.

Apesar de muitos terem a visão de que reduzir custos é necessariamente reduzir o pessoal, precisamos ter consciência de que o capital humano é extremamente decisivo para o bom resultado da empresa, e que, se estiver sendo bem aproveitado, deve estar entre as últimas alternativas de redução.

Quando a empresa treina seus funcionários, então, isso é ainda mais relevante, pois demitir uma pessoa que foi capacitada e desenvolvida dentro do ambiente de trabalho, e que está com um bom rendimento, significa jogar dinheiro fora.

POR ONDE DEVO COMEÇAR?

Seguem algumas dicas para fazer uma boa reavaliação de custos:

➤ Corte os desperdícios

Concentre-se por enquanto ao que lhe salta os olhos. Aquele excesso de gasto de luz, de material de escritório, de telefone, de eventos com pouca audiência. Mas cuidado! Se tiver qualquer dúvida, deixe para cortar ao final da análise. Não corra o risco de precisar voltar atrás depois, causando ainda mais transtornos.

➤ Visualize os processos internos

Antes de qualquer coisa, você precisa enxergar os processos da sua empresa. Ou seja, mapeie as atividades, se você ainda não tiver esse registro. Apesar de ser bem trabalhoso, dependendo do tamanho do negócio, acredite, essa atitude irá ajudar você em todas as tomadas de decisões daqui pra frente. Conte com pessoas que exercem diariamente aqueles processos, para evitar que algo fique para trás.

Através desse mapeamento, será possível visualizar em quais momentos o processo está menos produtivo. Pode ser por que a equipe não está rendendo bem, por que faltam equipamentos necessários, ou até por uma questão externa. Se for possível, solucione. Se for necessário investir nisso, mesmo não sendo a hora ideal, avalie. Pense que isso lhe trará muitos benefícios a médio e longo prazo.

Sobre isso, também é possível fazer adaptações: por exemplo, alugar ferramentas e equipamentos, ao invés de comprar. Pode ser uma boa opção no caso de você não ter esse capital disponível agora. Tenha atenção, no entanto, pois, por vezes, a empresa que aluga deve arcar com os custos de manutenção. Calcule se realmente vale a pena, pois o ideal é optar por isso no caso de equipamentos que não são tão usados, e, consequentemente, menos depreciados (mas ainda assim necessários).

Dependendo do segmento da sua empresa, também é válido optar por terceirizar alguns serviços, se eles são muito caros pra você. Além de fazer com que seu time foque no que proporciona um efeito mais positivo na receita, esse é um momento em que muitas empresas estão possibilitando preços competitivos para os serviços terceirizados, facilitando bastante.

Agora sim!
O momento de cortar – atenção para aquilo que não dá resultado! Se você já organizou os processos e fez todas as melhorias que estavam ao seu alcance, você tem conhecimento para identificar o que está sendo desperdiçado. Corte máquinas, equipamentos, ferramentas e processos. Evite cortar pessoas.

Tome cuidado para não eliminar instrumentos importantes de trabalho, principalmente no home office. Faça um bom acompanhamento dos funcionários, a fim de desenvolver aqueles que têm potencial e identificar os que não têm mais espaço: para facilitar, você pode contratar um gerenciador de processos. Aqui na Wave, utilizamos o Runrun.it, que permite a cronometragem do tempo e uma análise completa sobre o rendimento de cada um.

➤ Estude o fluxo de caixa

Agora que você já otimizou os processos e facilitou o trabalho da sua equipe, o mais importante nesse momento é identificar quais as maiores saídas de dinheiro. A partir disso, você poderá renegociar os seus contratos e controlar melhor suas aquisições. Nessa fase, você deve observar o controle de estoque, avaliando se não está exagerando na compra de insumos para produtos de baixa rotatividade, por exemplo. Nesse caso extremo que estamos vivendo, é possível inclusive considerar a ideia de restringir os seus produtos, focando apenas naqueles que são curva A das suas vendas.

Também é o período de tentar parcerias com seus fornecedores. Lembre que, a essa altura, estamos todos no mesmo barco sofrendo as consequências da crise, e talvez você perca uma oportunidade de negociar preços simplesmente por não tomar a atitude. As tentativas são válidas e podem dar bons efeitos no seu fluxo de caixa, aliviando um pouco.

Não faça nada no impulso!
Por fim, lembre-se que, apesar das circunstâncias caóticas, impulsividade não leva a uma boa administração. Tenha sangue frio para analisar o que é necessário para diminuir o prejuízo, mas tenha sensibilidade de enxergar a sua equipe e suas dores. Além disso, faça uma análise constante: principalmente em um cenário como esse, as coisas podem mudar muito rápido.

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